Contestación.—
El art. 29 de la Ley 11/2007, de 22 de junio (BOE del 23), de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, determina que los documentos administrativos emitidos de forma electrónica deben incorporar siempre una o varias firmas electrónicas. De igual modo, la Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE del 30), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico establece, en su apartado IV, que los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable. Puede deducirse, por tanto, un imperativo de mantener vigentes las firmas electrónicas a largo plazo para garantizar la validez jurídica de los documentos electrónicos, máxime cuando estos deberán conservarse siempre en soportes de esa naturaleza ( art. 31.2 Ley 11/2007).
Para verificar una firma es necesario:
- • Comprobar la integridad de los datos firmados, asegurando que no hayan sufrido ninguna modificación.
- • Comprobar que el estado del certificado con el que se firmó era el correcto; es decir, era vigente en el momento de la firma.
Con el uso de la firma electrónica básica, si el certificado está caducado, automáticamente se da la firma como no válida. Cuando la fiabilidad de las firmas electrónicas no se pueda asegurar por medios técnicos, se procederá a la convalidación de documentos, con la anexión de una nueva firma del responsable jerárquico del ente productor del documento o responsable de la fe pública (garantía de autenticidad e integridad de los documentos que se convalidan, pero no certificaría la validez legal o competencial de los actos que de estos se deriven).
Por eso se utilizan las firmas longevas y el sello de tiempo. La firmas longevas añaden a la firma información adicional y evidencias de terceros (autoridades de certificación); así como certificaciones de tiempo que garantizan su validez a largo plazo, puesto que realmente «certifican» cuál era el estado del certificado en el momento de la operación, con independencia del período de validez del certificado.
Entonces, ¿si se utilizan firmas longevas, no hace falta refirmar los documentos? Atención: el resellado no renueva la validez de la firma original, con cambio de agente para producir dicho acto administrativo, sino que tiene como objetivo la protección de la firma electrónica frente a la posible obsolescencia de los algoritmos y el aseguramiento de sus características a lo largo del tiempo de validez. Los mecanismos de resellado se utilizan para añadir, cuando el anterior sellado este próximo a su caducidad, un sello de fecha y hora de archivo con un algoritmo más robusto. Y ello se utiliza cuando optemos por una modalidad de firma auto-verificable por medios electrónicos.
En consecuencia, será necesario refirmar o resellar los documentos de archivo en función del nivel de seguridad del repositorio. Ineludible mientras se encuentren en fase de tramitación, que subsiste hasta el cierre formal del expediente. El cierre del expediente se describe en el punto 4.3.2.1 de la Guía de Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico, y debe contemplar, al menos, la compleción y el foliado del expediente mediante un índice electrónico firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda ( art. 32 Ley 11/2007).
Conviene, por tanto, aplicar el ciclo de vida a los expedientes administrativos. El art. 22 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero (BOE del 29) por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), habilita el uso de repositorios o archivos digitales como mecanismo alternativo y/o complementario para garantizar la autenticidad y evidencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, sobre todo cuando ya no se puede garantizar mediante la firma electrónica. Así el documento digital conservable a largo plazo se convierte en un bloque, correspondiente a una agrupación documental, autentificado por la transferencia al archivo y por el responsable de custodia (políticas y procedimientos), y periódicamente modificado, actualizado o refirmado/resellado mediante una serie de capas de información acumulativas en la firma longeva de archivo.
Resumiendo, el factor clave para la validez de los documentos electrónicos radica en un entorno seguro de conservación, tanto del repositorio como de los formatos y soportes (art. 22 ENI y art. 31.2 Ley 11/2007), así como en un servicio fiable de conservación (políticas y procedimientos). No olvidemos, tampoco, el valor probatorio de los metadatos de los documentos electrónicos.
Será necesario refirmar o resellar los documentos de archivo:
- • En función del nivel de seguridad del repositorio de almacenaje de los documentos (confianza), y siempre mientras perdure la fase activa de la documentación.
- • En los procesos de ingreso al archivo o transferencias, con actualización de metadatos mínimos y los propios de trasferencia, de acuerdo con el Esquema de Metadatos para la gestión del Documento electrónico (e-EMGDE).
- • En los procesos de transformación de formatos o eventos transaccionales de preservación y en los actos de disposición de la documentación para su consulta. En estos casos, la firma longeva de archivo actúa como fedatario público sobre el bloque de información (expediente) o en series documentales; lo que es fácilmente automatizable.
- • Igualmente, se puede resellar por firma longeva de archivo los documentos que se pretendan permanentemente autoverificables por medios técnicos, por ejemplo para su disposición continua en sede electrónica (actas, convenios, documentos esenciales...) o autosuficientes del contenido para facilitar futuras exportaciones.