El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, el cual desarrolla la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en lo referido a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público. Además, regula el derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, en aplicación del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y los canales a través de los cuales las Administraciones Públicas prestarán la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas a los servicios electrónicos proporcionados en su ámbito.
El Reglamento contiene con un Anexo terminológico que retoma la buena praxis que incluía la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en una materia de especial complejidad por la imbricación de categorías jurídicas y conceptos tecnológicos en permanente evolución.
Portales de internet, Punto de Acceso General electrónico y sedes electrónicas
Por lo que respecta a los Portales de internet de las Administraciones Públicas, la norma los define, de conformidad con lo previsto en el artículo 39 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, como el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público que permite el acceso a través de internet a la información y, en su caso, a la sede electrónica o sede electrónica asociada correspondiente. Cada Administración podrá determinar los contenidos y canales mínimos de atención a las personas interesadas y de difusión y prestación de servicios que deban tener sus portales, así como criterios obligatorios de imagen institucional. Se regula su creación y suspensión.
Por otra parte, el Reglamento dispone que las Administraciones Públicas contarán con un Punto de Acceso General electrónico (PAGe), que facilitará el acceso a los servicios, trámites e información de los órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes de la Administración Pública correspondiente. El PAGe dispondrá de una sede electrónica, a través de la cual se podrá acceder a todas las sedes electrónicas y sedes asociadas de la Administración Pública correspondiente.
Además, el texto se refiere a la a Carpeta Ciudadana del sector público estatal, que es el área personalizada a través de la cual cada interesado podrá acceder a su información, al seguimiento de los trámites administrativos que le afecten y a las notificaciones y comunicaciones en el ámbito de la Administración Pública competente. Será accesible a través de la sede electrónica del PAGe de la Administración General del Estado.
Por último, la norma regula las características, creación y supresión, contenido y servicios y responsabilidad de las sedes electrónicas y de las sedes electrónicas asociadas. Una sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para la ciudadanía por medio de redes de telecomunicaciones en la que se realizarán todas las actuaciones y trámites referidos a procedimientos o a servicios que requieran la identificación de la Administración Pública y, en su caso, la identificación o firma electrónica de las personas interesadas.
Procedimiento administrativo por medios electrónicos
Aborda la tramitación administrativa automatizada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y el régimen de subsanaciones, que requerirá el órgano administrativo competente si existe la obligación del interesado de relacionarse a través de medios electrónicos y no los hubiese utilizado. Debe advertirle que, de no ser atendido dicho requerimiento en el plazo de diez días, se le tendrá por desistido de su solicitud o se le podrá declarar decaído en su derecho al trámite correspondiente, previa resolución.
Asimismo, el texto contiene las disposiciones aplicables a la identificación y autenticación de las Administraciones Públicas y de las personas interesadas. Concretamente, contempla los sistemas de identificación, firma y verificación, incluyendo las plataformas de verificación y la política de firma electrónica y de certificados en el ámbito estatal; la identificación electrónica de las Administraciones Públicas y la autenticación del ejercicio de su competencia, comprendiendo la identificación de las sedes electrónicas y sedes asociadas, la identificación mediante sello electrónico basado en certificado electrónico cualificado, los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, la identificación y firma del personal al servicio de las Administraciones Públicas (incluidos los certificados de empleado público con número de identificación profesional) y la autenticación e identificación de las Administraciones emisoras y receptoras en intercambio de datos a través de entornos cerrados de comunicación; los sistemas de identificación y firma de las personas interesadas, refiriéndose a los atributos mínimos de los certificados electrónicos cuando se utilizan para dicha identificación, los sistemas de clave concertada y otros sistemas de identificación de las personas interesadas, los sistemas de firma electrónica admitidos por las Administraciones Públicas y régimen de uso, la identificación o firma electrónica mediante personal funcionario público habilitado y la creación del Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado; y el régimen aplicable a la acreditación de la representación de las personas interesadas, regulando el Registro Electrónico de Apoderamientos.
Registros electrónicos
La norma incorpora la regulación de los registros electrónicos con los que deben contar las Administraciones públicas para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Deberán ser plenamente interoperables de manera que se garantice su compatibilidad informática e interconexión. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que hará el asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente. Por su parte, los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración a la que estén vinculados o de la que dependan.
Las Administraciones Públicas podrán determinar los formatos y estándares a los que deberán ajustarse los documentos presentados por las personas interesadas en el registro siempre que cumplan con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.
De manera específica el Reglamento se refiere al Registro Electrónico General de la Administración General del Estado y a las competencias de las oficinas de asistencia en materia de registros en el ámbito de la Administración General del Estado.
Por otra parte, el texto regula las comunicaciones administrativas a las personas interesadas por medios electrónicos (actos de comunicación electrónica distintos de las notificaciones o publicaciones) y las notificaciones electrónicas (incluyendo las reglas aplicables a la práctica de las notificaciones electrónicas, el aviso de puesta a disposición de la notificación, la notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHu) y la notificación electrónica en sede electrónica o sede electrónica asociada).
Expediente administrativo electrónico
Dentro de la regulación del expediente electrónico, la norma define el documento administrativo electrónico como la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.
Además, dispone que tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado original o de otra copia auténtica, la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. En este sentido detalla los órganos competentes para la emisión de copias auténticas de documentos en el ámbito estatal y las modalidades de referencia temporal que deberán llevar asociadas todos los documentos administrativos electrónicos.
Asimismo, el texto regula la formación del expediente administrativo electrónico, el ejercicio de acceso al mismo, la obtención de copias y el tiempo de conservación y destrucción de documentos presentados en papel (una vez digitalizados serán conservados a disposición del interesado durante seis meses para que pueda recogerlos) y en formato electrónico dentro de un dispositivo (una vez incorporados al expediente serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos). Transcurridos estos plazos la destrucción de los documentos se realizará de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano competente de la comunidad autónoma, y siempre que no se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante o de documentos en los que la firma u otras expresiones manuscritas o mecánicas confieran al documento un valor especial.
Por lo que respecta al archivo electrónico de documentos, el Reglamento contempla la conservación de documentos electrónicos en soporte electrónico y define el archivo electrónico único como el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes. En él serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.
Relaciones y colaboración entre las Administraciones Públicas para el funcionamiento del sector público por medios electrónicos
Por último, la norma se ocupa de la colaboración entre las Administraciones Públicas para la actuación administrativa por medios electrónicos, estando obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes. Dicha obligación también es aplicable a las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las Administraciones públicas cuando actúen en el ejercicio de potestades administrativas.
Asimismo, incluye las obligadas relaciones interadministrativas e interorgánicas por medios electrónicos en el ejercicio de sus competencias, las comunicaciones en la Administración General del Estado, la posibilidad de adhesión a sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas y la regulación del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), a través del cual deberán realizarse las interconexiones entre Registros de las Administraciones Públicas, que deberán ser interoperables entre sí y, en el caso de la Administración General del Estado, también con los sistemas de gestión de expedientes.
Por otra parte, el Reglamento regula la transmisiones de datos a las que se refiere el artículo 155 de la Ley 40/2015 de 1 de octubre, las plataformas de intermediación de datos, la remisión electrónica de expedientes administrativos en el ámbito de las Administraciones públicas mediante puesta a disposición, a través de un nodo de interoperabilidad, de la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico completo y el intercambio automático de datos o documentos a nivel europeo previstos en el Reglamento (UE) n.º 2018/1724 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 2 de octubre de 2018.
Y por lo que respecta a la transferencia y uso compartido de tecnologías entre Administraciones Públicas, la norma se refiere a la reutilización de sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas y a la adhesión a las plataformas, registros o servicios electrónicos de la Administración General del Estado, que se realizará mediante adhesión por el órgano competente de la Administración Pública que corresponda, en el que se dejará constancia de la voluntad de este de adherirse a las plataformas, registros o servicios electrónicos y de aceptar en su integridad las condiciones de uso determinadas por el órgano titular de la plataforma o servicio, incluyendo el comienzo efectivo del mismo.
Modificaciones legislativas
- Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica: se modifica el artículo 9, el párrafo a) del artículo 11.3, los artículos 14, 16, 17 y 18, la disposición adicional primera y el anexo; y se suprime el artículo 19 y las disposiciones adicionales tercera y cuarta.
- Real Decreto 931/2017, de 27 de octubre, por el que se regula la Memoria del Análisis de Impacto Normativo: se modifican el párrafo segundo de la letra d) y la letra g) del apartado 1 del artículo 2.
- Deroga el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
Entrada en vigor y disposiciones transitorias
Entra en vigor el 2 de abril de 2021, en cumplimiento de la previsión contenida en la disposición final séptima de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Destrucción de documentos en soporte no electrónico. Los documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de registros y de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica para su registro e incorporación al correspondiente expediente electrónico y las copias en papel de los documentos que se encuentren en las oficinas de registro y de las que se haya obtenido en su momento la correspondiente copia electrónica, podrán ser eliminados transcurridos dos años.
Portales de internet existentesEn el plazo de seis meses, en el ámbito de cada ministerio se analizará la oportunidad del mantenimiento de sus portales de internet existentes y los de sus organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes respectivos, así como de las páginas web promocionales («microsites»). En el plazo máximo de un año y a partir de la información facilitada por los ministerios, la Secretaría General de Administración Digital realizará el censo de aplicaciones específicas diseñadas para dispositivos móviles («app») para su utilización en los procedimientos de la Administración General del Estado.
Los portales de internet muy reconocidos e identificables por los usuarios, creados antes de la entrada en vigor de este real decreto se regirán por las reglas aplicables en el momento de su creación en cuanto a nomenclatura, sin necesidad de que modifiquen el nombre del dominio de segundo nivel.